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Faire un suivi des impayés régulièrement est primordial pour tout entrepreneur.

Suivre les règlements grâce à un outil convivial et intuitif, c’est ce que vous propose désormais DEV&FACT.

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Les impayés sont une cause significative de défaillance des entreprises quelle que soit leur taille : startup, TPE/PME, grande entreprise. C’est pourquoi la relance des factures impayées est un outil d’une importance capitale pour la santé financière de votre entreprise.

Encore faut-il disposer d’un outil d’alerte qui gère les règlements et donc, le suivi des impayés.

S’agissant du suivi des impayés, DEV&FACT vous demande d’enregistrer pour chaque facture émise :

  • Le délai de règlement accordé
  • La date de règlement de la facture

Ces  deux seules informations vous permettent d’établir à n’importe quel moment :

  • La liste des factures impayées sans dépassement
  • La liste de factures impayées dont le délai de règlement est dépassé
  • Dans ce dernier cas, pour chaque facture, le nombre de jours de dépassement

Un outil de suivi des impayés indispensable pour effectuer vos relances

À partir de cet outil, vous pouvez  décider d’agir de plusieurs façons.

La meilleure option pour la bonne gestion de vos clients, notamment si c’est la première fois, est d’effectuer une relance téléphonique. Cela vous permettra de cerner la raison du retard de règlement et de vérifier qu’il n’est pas le fruit d’une insatisfaction relative à votre prestation. Si c’est le cas, il vous faudra alors trouver une solution avec le client pour régler le problème.

Si le règlement n’intervient  pas dans la semaine, il faudra alors adresser à votre client un courrier simple rappelant votre conversation téléphonique et les paramètres de la facture (montant, date d’édition, numéro de référence, date limite de règlement…)

À cette étape de suivi des impayés, DEV&FACT a prévu d’éditer de façon quasi automatique une lettre de relance. Il vous suffit simplement de préciser la référence de la facture concernée, et  la lettre est prête à être imprimée ou à être éditée sous format PDF.

 Si aucun règlement n’intervient malgré les relances, un ton plus ferme devient nécessaire pour signifier à votre client que, faute d’un règlement rapide, vous serez dans l’obligation de recouvrir cette somme par tout moyen de droit. Il s’agira alors d’effectuer une Mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

C’est l’ultime étape avant l’engagement d’une action en contentieux.

DEV&FACT a conçu un document comportant une dizaine d’onglets afin de vous permettre de réaliser toute la  chaîne d’établissement des devis, factures, notes de frais, avoirs et lettres de relance au cas où le suivi des impayés fait ressortir des délais de dépassement significatifs.

Pour commencer à utiliser gratuitement DEV&FACT et mieux suivre votre activité, profitez de notre version d’évaluation dès maintenant !